Finska Kemistsamfundet (FKS)

Dataskyddsbeskrivning

Föreningen har ca. 220 medlemmar. Kemiska Sällskapet i Åbo ingår som lokalförening i FKS. De andra stora kemiska sällskapen i Finland är Suomalaisten Kemistien Seura r.y. och Kemiallisteknillinen yhdistys – Kemisktekniska föreningen r.f., med vilka FKS har ett nära samarbete.

1. Personuppgiftsansvarig

2. Kontaktperson i registerärenden

3. Registrets namn

Register för personuppgifter angivna i samband med stipendieansökningar, nomineringar och liknande ansökningar

4. Ändamål med och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för följande ändamål:

  • Hantering av ansökningar för stipendier, priser och motsvarande utmärkelser
  • Hantering av kundrelationer och informering om samt tillhandahållande av tjänster

Rättslig grund för behandlingen (GDPR art. 6):

  • Berättigat intresse hos den personuppgiftsansvarige (6.1 f): Hantering av ansökningar för stipendier, priser och motsvarande utmärkelser
  • Den registrerades samtycke (6.1 a)

5. Kategorier av personuppgifter som behandlas

Registret kan innehålla följande uppgifter:

  • Grundläggande uppgifter: namn, examenstitel, associerad utbildningsanstalt eller organisation
  • Kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer
  • Ansökansspecifika uppgifter (bilagor): CV, dokumentering av studieprestationer, examensarbete, kvitton för specifika köp

6. Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna inhämtas i huvudsak från den registrerade själv i samband med ansökan. Uppgifter kan även inhämtas från en person som nominerar en kandidat för ett pris, eller från offentliga källor.

7. Lagringstid för uppgifter

  • Personuppgifter lagras åtminstone tills beslut om utdelningen av stipendiet, priset eller motsvarande understödet har fattats. För personer som beviljas den ansökta utmärkelsen kan följande till ansökan hörande uppgifter arkiveras: 
  • namn
  • årtal för beviljande av utmärkelsen
  • typ av utmärkelse
  • utlåtanden och dokument som skickats in av mottagaren själv

Uppgifter som inte längre behövs raderas regelbundet.

8. Utlämning och överföring av uppgifter

Uppgifter lämnas inte ut till tredje part utan den registrerades samtycke, med undantag för:

  • Myndigheter på grund av lagstadgad förpliktelse
  • Tjänsteleverantörer som behandlar uppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning (e-posttjänster, medlemsregister, molntjänst för intern datalagring)

9. Automatiserat beslutsfattande och profilering

Den personuppgiftsansvarige fattar inga automatiserade beslut baserade på registrerades personuppgifter.

10. Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att:

  • granska uppgifter som rör honom eller henne
  • rätta felaktiga eller ofullständiga uppgifter
  • begära radering av uppgifter (”rätten att bli glömd”)
  • begränsa behandlingen av sina personuppgifter
  • invända mot behandlingen, särskilt för direktmarknadsföringsändamål
  • få ut uppgifterna i ett maskinläsbart format (dataportabilitet), när behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal
  • återkalla sitt samtycke när som helst, om behandlingen grundar sig på samtycke

Förfrågningar riktas till kontaktpersonen i punkt 2.

11. Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå, om han eller hon anser att personuppgifter har behandlats i strid med lagstiftningen. Dataombudsmannens byrå: tietosuoja.fi

12. Datasäkerhet

Registret hanteras med omsorg. Uppgifterna skyddas med ändamålsenliga tekniska och organisatoriska åtgärder, såsom lösenordsskydd, tillträdeskontroll, begränsning av åtkomsträttigheter. Uppgifterna behandlas internt inom föreningens styrelse, eller inom en av föreningens styrelse utnämnd kommitté (vanligtvis bestående av 2-5 personer).